Por me parecer pertinente, recuperei dos comentários este texto em que Mário Ventura explica como se organiza cada edição do Festroia.

Em rigor, um festival como o Festroia demora um ano a realizar. Primeiro planifica-se, depois estudam-se as possibilidades de execução, e finalmente iniciam-se os contactos. É então que se começam a visionar os filmes candidatos ao festival (nunca menos de 300).
Por estranho que pareça, tudo isto é feito por três pessoas - exceptuando o período do Festival, em que o número sobe para 50. No estrangeiro, há festivais que empregam centenas de pessoas ao longo de todo o ano (Berlim, Cannes, etc). Mas também é preciso dizer que existem muitos festivais, com poucas preocupações de qualidade, que se organizam em menos de três meses. Para nós, não contam.
O Festroia tem duas formas de difusão: pela internet, e por intermédio da FIAPF, a organização que promove apenas 45 festivais em todo o mundo. É esta difusão que nos faz chegar, ao longo do ano, centenas de filmes, para serem apreciados, e eventualmente seleccionados. A esmagadora maioria, porém, não é aceite. O comité de selecção, constituido pela Direcção do Festroia e colaboradores estrangeiros, visiona ainda muitas dezenas de filmes nos festivais mais importantes.
O inglês é o idioma de contacto privilegiado. Aliás, de forma abusiva, porque às vezes surpreendemo-nos a usar o inglês nos contactos com o Brasil, por exemplo… Nunca inventariámos os contactos, mas são sem dúvida muitos milhares. E, como é natural, o fax está a perder terreno para o e-mail. Há 21 anos, quando começámos, fazia-se tudo por carta e tínhamos de esperar semanas por uma resposta. Sinais dos tempos…